Vertraulichkeit ist in Personalangelegenheiten das A & O. Gerade deswegen tun sich viele hier mit der Digitalisierung noch schwer. Seitdem NEXUS / EPS für den gesamten NEXUS-Konzern mit über 1.400 Beschäftigten die Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsmeldungen und Lohnsteuerjahresbescheide nicht mehr auf dem Postweg, sondern elektronisch zustellt, hat sich die Sicherheit aber sogar noch erhöht – für alle Beteiligten!

„Ende 2017 entschieden wir zusammen mit NEXUS / EPS, Personaldokumente künftig digital mit IncaMail, einem Dienst der Schweizerischen Post, zu verschicken“, erklärt Svenja Randerath, Personalmanagerin der NEXUS AG. Bereits im Januar 2018 verließen die ersten 700 Gehaltsabrechnungen elektronisch das Haus – direkt aus dem SAP-System heraus per verschlüsselter E-Mail. Rasch folgten im März SV-Nachweise und Lohnsteuerjahresbescheide. NEXUS / EPS hatte die Schweizer Lösung «IncaMail» seit 2017 im Programm und implementiert die Lösung seitdem erfolgreich bei ihren Kunden.

Mit der digitalen Versandlösung lassen sich sensible Daten schnell und sicher, nachweisbar und kostengünstig versenden. Dank eines patentierten Verschlüsselungsverfahrens werden die Daten nirgends gespeichert. Katharina Kajzer, Geschäftsführerin bei NEXUS / EPS, weiß: «Es ist für Beschäftigte stets ein psychologisch heikler Moment, wenn in Bezug auf die Gehaltsabrechnungen etwas umgestellt wird». NEXUS hat sich deshalb viel Zeit genommen, um alle Angestellten auf die Umstellung vorzubereiten und sie über die geplante Neueinführung zu informieren. Eine eigene Landingpage wurde ins Intranet gestellt, ein umfangreicher FAQ-Katalog erarbeitet sowie ein Usermanual verteilt.

Für den rechtlich legalen Versand von HR-Dokumenten bedarf es der Textform, dies gilt explizit auch für die digitale Form. Der Datenschutzbeauftragte der NEXUS AG hatte sich zudem im Vorfeld akribisch davon überzeugt, dass die Lösung der Schweizerischen Post den gesetzlichen Datenschutzanforderungen entspricht und alle Standards erfüllt, die das Arbeitsrecht vorsieht. Immerhin unterliegt die Schweiz als Nicht EU-Land nicht den Anforderungen aus DSGVO – arbeitet aber natürlich nach exakt ebendiesen.

Der elektronische Versand erhöht die Sicherheit auf zweierlei Art: Auf Seite der HR-Abteilung lauert im manuellen Ausdrucken und Konfektionieren von 1.400 Gehaltsabrechnungen (á zwei Seiten) so manche Fehlerquelle. Schnell kann es da passieren, dass ein Gehaltsbogen in den falschen Briefumschlag gerät – ein eklatanter Verstoß gegen den Datenschutz. Mit IncaMail dagegen wird der spezifische Datensatz direkt aus dem SAP-Personalstamm automatisch an die dazugehörige Kontakt-E-Mail-Adresse versendet. Außerdem können nun auch die Beschäftigten ihrerseits Nachfragen zu den empfangenen Abrechnungen zurückschicken – über verschlüsselte E-Mails, welche die HR-Abteilung nur mit Passwort lesen kann. Eine Möglichkeit, die auch gerne genutzt wird, wie Svenja Randerath beobachtet.

Bleibt die Kosten- und Zeitersparnis: Ein ganzer Personenarbeitstag pro Monat fällt bei NEXUS weg; die gewonnene Zeit kann nun sinnvoller eingesetzt werden. Und das Porto für 1.200 Abrechnungen kann das Unternehmen nun auch anderweitig verwenden.