Die Personalabteilung bei Lechler bemerkte im Jahr 2014 die Veränderung im Bewerbungsverhalten von Jobsuchenden. Lechler, ein Familienunternehmen mit Sitz im baden-württembergischen Metzingen, entwickelt und produziert Zerstäubungsdüsen und zählt hier zu den führenden Unternehmen auf dem Weltmarkt. Genauso modern wollte man sich auch in allen anderen Bereichen des Unternehmens präsentieren.

So machte sich das Unternehmen auf die Suche nach einem SAP-integrierten Tool, das ein zeitgemäßes und zielgruppenorientiertes Bewerbermanagement ermöglicht und Lechler hilft, sich auf das veränderte Kommunikationsverhalten der Bewerber einzustellen.

„In der Personalabteilung erreichten uns immer mehr Bewerbungen per E-Mail“, so Jasmin Bauer. „Anfangs versuchten wir das über Outlook und Excel zu handeln, jedoch war die Auffindbarkeit und Zuordnung der Bewerbungsunterlagen so auf Dauer nicht optimal.“

Für Lechler war es auch eine „Imagesache“: „Seit man fast nur noch Online-Bewerbungen erhält, erwarten die Bewerber von einem Unternehmen dieser Größenordnung, dass ein Bewerbermanagementsystem dahintersteckt und nicht einfach eine Stellenausschreibung auf der Website, auf die man sich per E-Mail bewerben muss,“ erklärt Jasmin Bauer. Die Bewerber kennen es, dass sie mit einem Klick in einer Software landen und Lechler wäre irgendwann nicht mehr zeitgemäß gewesen.

Die Anforderungen kamen im Grunde aus dem Fachbereich, wurde jedoch schnell von der Geschäftsführung befürwortet. Eins war klar: Eine große SAP-Lösung kam für Lechler nicht in Frage. Die Mitarbeiter der Personalabteilung haben sich viele verschiedene Lösungen angeschaut und nach einer Bewerbermanagementsoftware gesucht, die auf ihre Größe zugeschnitten war – eine Mittelstandslösung eben.

Im Jahr 2015 hat sich das Unternehmen entschieden die Bewerbermanagementlösung von NEXUS / SWITSPOT einzuführen. Die vollständig auf SAP basierende Lösung bietet Unternehmen die optimale Lösung für ein effizientes und unkompliziertes Bewerbermanagement von der Ersterfassung des Bewerbers bis zur Einstellung oder Absage.

Wichtig für Lechler war, dass die Lösung nicht zu aufwendig für den Bewerber ist und er nicht zu lange vor dem PC sitzen und Unmengen von Feldern ausfüllen muss. „Wir wollten niemanden verschrecken, sondern ihm den Prozess der Bewerbung erleichtern, indem der Bewerber so wenig Daten wie möglich in die Eingangsmaske eingeben muss“, berichtet Jasmin Bauer. „Das war auf jeden Fall ein wichtiges Auswahlkriterium, das die Lösung problemlos erfüllte.“

Mit dem Bewerbermanagement von NEXUS / SWITSPOT können Jobsuchende sich schnell und einfach online in Ihrem Unternehmen bewerben. Jeder Bewerber wird bei der Erfassung seiner Daten interaktiv unterstützt. Dabei hat er die Möglichkeit, wichtige Dokumente wie Lebenslauf oder Zeugnisse einfach an seine Bewerbung anzuhängen.

Seit Einführung des Tools hat sich der Bearbeitungsaufwand in der Personalabteilung deutlich verringert. Früher musste Lechler beispielsweise die Eingangsbestätigung selbst verfassen und an den Bewerber schicken. Heute übernimmt das vollautomatisiert das System. Das können neben der Eingangsbestätigung auch alle anderen Prozessschritte wie ein Wiedervorlagetermin, ein Rückmeldetermin, die Weiterleitung zur Bearbeitung an eine Führungskraft oder eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch sein.

Für die gesamte Kommunikation mit dem Bewerber stehen Templates mit vorgefertigten Texten im Corporate Design des Kunden zur Verfügung. Dies ist eine enorme Zeitersparnis und für Lechler einer der größten Vorteile des Systems.

Die einzelnen Prozessschritte sind dabei an Plausibilitätsprüfungen gebunden, so dass der nächste Schritt erst nach abgeschlossener Bearbeitung des vorherigen begonnen werden kann. Fehlen beispielsweise Zeugnis oder Lebenslauf, müssen diese zunächst vom Bewerber nachgereicht werden, bevor die Bearbeitung der Bewerbung fortgesetzt werden kann.

Ein weiterer großer Vorteil für Lechler ist die A-B-C-Kategorisierung der Kandidaten. Vor Einführung der Bewerbermanagementsoftware hat der zuständige Bearbeiter die Bewerbung gelesen und sich seine Einschätzung zwar irgendwo notiert, dies konnte jedoch nirgends im System abgebildet werden. Nun können die in A-B-C eingeteilten Kandidaten entsprechend weiterbehandelt werden ohne, dass die Personalabteilung die Bewerbung noch einmal öffnen muss.

„Abschließend haben uns der geringe Einführungsaufwand sowie die Kostenvorteile bei der Lizensierung der Software gegenüber anderen Lösungen überzeugt“, ergänzt Jasmin Bauer.